Conditions générales d’utilisation

Aux fins des présentes CGU :

« FST »

désigne Find Solution Technology, société éditrice et opératrice de ShuleSystem.

« ShuleSystem » ou « Shule »

désigne l’ensemble des services numériques proposés sous la marque ShuleSystem, notamment la plateforme web, les applications mobiles, interfaces, API, fonctionnalités d’intelligence artificielle, outils de communication et services associés.

« Établissement »

désigne tout établissement scolaire, organisation éducative ou autre structure autorisée utilisant ShuleSystem.

« Utilisateur »

désigne toute personne autorisée à accéder à ShuleSystem, notamment un promoteur, directeur, membre de l’administration, enseignant, parent, responsable légal, élève ou autre utilisateur autorisé.

« Élève »

désigne toute personne dont les informations scolaires sont traitées au moyen de ShuleSystem, qu’elle dispose ou non d’un compte personnel.

« Parent »

désigne le parent, tuteur ou responsable légal autorisé à accéder aux informations d’un ou plusieurs élèves.

« Données scolaires »

désigne les informations administratives, pédagogiques, financières ou autres données relatives au fonctionnement de l’établissement et au parcours scolaire des élèves.

« Compte »

désigne l’espace personnel permettant à un utilisateur autorisé d’accéder aux fonctionnalités de ShuleSystem.

ShuleSystem est une plateforme multifonctionnelle destinée à accompagner la gestion administrative, financière et pédagogique des établissements scolaires.

Selon l’offre souscrite et les fonctionnalités activées, Shule peut notamment permettre :

• la gestion des inscriptions et dossiers des élèves ;
• la gestion des classes et années scolaires ;
• la gestion des présences et absences ;
• la gestion des enseignants et du personnel ;
• l’enregistrement des notes et évaluations ;
• la génération des bulletins et documents scolaires ;
• la gestion et le suivi des frais scolaires ;
• la gestion des horaires et calendriers ;
• la communication entre l’établissement et les parents ;
• l’accès des parents aux informations relatives à leurs enfants ;
• la production de statistiques, rapports et tableaux de bord ;
• l’analyse de données scolaires ;
• l’utilisation de fonctionnalités d’intelligence artificielle ;
• ainsi que tout autre service développé ou intégré ultérieurement à la plateforme.

Les fonctionnalités disponibles peuvent varier selon l’offre souscrite par l’Établissement ou l’Utilisateur.

Toute utilisation de ShuleSystem est soumise aux présentes CGU.

L’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGU avant d’utiliser les services auxquels elles s’appliquent.

Lorsqu’un compte est créé par un Établissement pour le compte d’un membre de son personnel, d’un enseignant, d’un parent ou d’un autre utilisateur, l’Établissement doit s’assurer que l’accès est attribué à la personne autorisée.

Des conditions contractuelles particulières peuvent compléter les présentes CGU pour certains services, offres ou catégories de clients.

En cas de contradiction, les conditions particulières expressément convenues entre FST et le client prévalent pour les éléments qu’elles régissent spécifiquement.

L’accès à certaines fonctionnalités de Shule nécessite la création ou l’attribution d’un compte.

L’Utilisateur s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour.

Les identifiants de connexion sont personnels.

L’Utilisateur doit prendre les précautions raisonnables nécessaires pour empêcher tout accès non autorisé à son compte.

Il lui est notamment interdit de communiquer volontairement ses identifiants à une personne non autorisée.

En cas de suspicion de compromission d’un compte, l’Utilisateur doit modifier ses identifiants lorsque cette possibilité lui est offerte et informer rapidement ShuleSystem ou son établissement.

FST peut imposer des mesures supplémentaires de sécurité, notamment l’authentification multifacteur pour certaines catégories de comptes.

ShuleSystem fonctionne selon un système de rôles et de permissions.

Les fonctionnalités et informations accessibles dépendent notamment du profil de l’Utilisateur et des autorisations qui lui sont attribuées.

Un directeur, un enseignant, un comptable, un parent ou un élève ne dispose donc pas nécessairement des mêmes droits d’accès.

L’Établissement est responsable de l’attribution appropriée des rôles à ses utilisateurs institutionnels, sous réserve des contrôles techniques mis en place par Shule.

FST se réserve la possibilité de limiter certaines permissions pour des raisons de sécurité, de confidentialité ou de conformité.

Lorsqu’un accès Parent est activé, celui-ci permet au parent ou responsable légal autorisé de consulter les informations relatives à l’enfant ou aux enfants qui lui sont correctement rattachés.

Selon les fonctionnalités activées, cet accès peut notamment comprendre :

• les présences et absences ;
• les résultats scolaires ;
• les bulletins ;
• les communications de l’école ;
• les informations relatives aux frais scolaires ;
• les calendriers et événements ;
• certains documents scolaires.

Un parent ne doit pas pouvoir consulter les informations relatives à un enfant auquel il n’est pas autorisé à accéder.

Tout rattachement incorrect doit être signalé sans délai à l’Établissement ou à ShuleSystem.

ShuleSystem est conçu pour traiter des informations relatives aux élèves, dont une part importante peut concerner des personnes mineures.

Ces informations doivent faire l’objet d’une protection renforcée.

FST applique notamment les principes suivants :

minimisation des données ; limitation des finalités ; confidentialité ; contrôle des accès ; sécurité ; traçabilité lorsque nécessaire ; et protection particulière des données relatives aux mineurs.

Les données personnelles des élèves ne sont pas vendues.

Elles ne sont pas utilisées par ShuleSystem pour proposer de la publicité comportementale ciblée aux enfants.

FST ne revendique aucun droit de propriété sur les dossiers scolaires des élèves du seul fait de leur hébergement ou traitement au moyen de ShuleSystem.

Les modalités détaillées de traitement de ces données sont précisées dans la Politique de confidentialité et, lorsque applicable, dans le Data Processing Agreement conclu avec l’Établissement.

L’Établissement demeure responsable de l’exactitude et de la légitimité des informations scolaires qu’il introduit ou fait introduire dans ShuleSystem.

Il lui appartient notamment :

• de s’assurer que les informations introduites sont pertinentes ;
• de maintenir ses données raisonnablement à jour ;
• de gérer correctement les autorisations de ses utilisateurs ;
• de respecter les obligations légales qui lui sont applicables ;
• et de signaler les erreurs importantes constatées.

FST fournit l’infrastructure technologique permettant le traitement de ces informations conformément aux services souscrits.

ShuleSystem peut être proposé sous différentes formules.

Shule Standard

Shule Standard donne accès aux principales fonctionnalités de gestion administrative, financière et pédagogique de l’établissement, selon les caractéristiques de l’offre en vigueur.

Shule Ultra

Shule Ultra comprend les fonctionnalités de Shule Standard ainsi que des fonctionnalités supplémentaires pouvant notamment inclure :

• analyses avancées des données ;
• tableaux de bord enrichis ;
• fonctionnalités d’intelligence artificielle ;
• assistant destiné aux enseignants ;
• répétiteur virtuel destiné aux élèves ;
• fonctionnalités d’aide à l’analyse et à la décision.

Shule Zéro Limite

Shule Zéro Limite combine les services numériques de Shule avec, selon le contrat conclu avec l’établissement, certains équipements ou infrastructures permettant de faciliter l’accès au numérique.

Ce package peut notamment comprendre :

• des équipements informatiques ;
• des solutions d’accès à Internet ;
• des solutions énergétiques telles que des kits solaires.

La composition exacte du package est définie dans l’offre commerciale ou le contrat correspondant.

Shule peut proposer une version destinée aux enseignants dont l’établissement n’utilise pas encore la plateforme.

Cette version peut permettre notamment la gestion :

• des élèves ;
• des évaluations ;
• des devoirs ;
• des interrogations ;
• des examens ;
• des notes ;
• et de documents ou calculs pédagogiques.

Lorsqu’un établissement adopte ultérieurement ShuleSystem, certaines données peuvent, lorsque cela est techniquement et juridiquement approprié, être transférées ou rattachées au compte institutionnel selon les règles applicables.

Certaines offres ShuleSystem peuvent intégrer des fonctionnalités utilisant l’intelligence artificielle.

Ces fonctionnalités sont conçues comme des outils d’assistance.

Elles ne remplacent pas le jugement professionnel d’un enseignant, d’une direction scolaire, d’un parent ou d’un autre professionnel compétent.

Les réponses générées par une intelligence artificielle peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations.

Les Utilisateurs doivent vérifier les informations importantes avant de les utiliser dans une décision ayant un impact significatif sur un élève.

Aucune décision importante concernant notamment l’évaluation définitive, la discipline, l’orientation ou l’exclusion d’un élève ne devrait reposer exclusivement sur une réponse automatisée de Shule sans intervention humaine appropriée.

Le répétiteur virtuel destiné aux élèves a notamment vocation à accompagner l’apprentissage et peut privilégier une démarche pédagogique guidant l’élève dans son raisonnement plutôt que de simplement lui fournir les réponses.

Les règles détaillées applicables à ces fonctionnalités sont précisées dans la Politique d’utilisation responsable de l’intelligence artificielle de ShuleSystem.

L’utilisation d’une fonctionnalité d’intelligence artificielle ne transfère pas la propriété des données scolaires de l’Établissement ou de l’élève à FST ou à un fournisseur de modèle d’intelligence artificielle.

FST met en œuvre des mesures destinées à limiter les données transmises aux systèmes d’intelligence artificielle à ce qui est nécessaire au fonctionnement de la fonctionnalité concernée.

Lorsque des prestataires technologiques externes interviennent dans le traitement, leur intervention est encadrée conformément aux règles applicables en matière de confidentialité, de sécurité et de sous-traitance.

Les conditions détaillées de traitement des données par les fonctionnalités d’intelligence artificielle sont décrites dans la Politique de confidentialité, le DPA et la Politique IA de Shule.

Il est notamment interdit d’utiliser ShuleSystem afin :

• d’accéder sans autorisation aux données d’une autre personne ;
• d’usurper l’identité d’un utilisateur ;
• de contourner les mécanismes de sécurité ;
• d’introduire volontairement un programme malveillant ;
• de compromettre ou tenter de compromettre les infrastructures de Shule ;
• de procéder à une extraction massive non autorisée des données ;
• de perturber volontairement le fonctionnement du service ;
• d’utiliser les données d’élèves à des fins incompatibles avec leur finalité scolaire ;
• de diffuser des contenus manifestement illicites ;
• ou d’utiliser Shule dans le cadre d’activités contraires à la législation applicable.

FST peut prendre des mesures techniques ou contractuelles en cas d’utilisation abusive.

FST met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données traitées par ShuleSystem contre notamment :

• l’accès non autorisé ;
• la perte ;
• la destruction accidentelle ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation ;
• et certaines formes d’attaque informatique.

Selon l’architecture technique en vigueur, ces mesures peuvent notamment comprendre le chiffrement des communications, le contrôle des accès, la journalisation, les sauvegardes, les mécanismes de restauration, la surveillance des infrastructures et différentes protections réseau et applicatives.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, FST maintient une démarche continue de prévention, surveillance et amélioration de la sécurité.

FST met en œuvre des mécanismes de sauvegarde et de continuité adaptés à la nature du service.

Les sauvegardes ont notamment pour objectif de permettre la restauration des informations en cas d’incident technique majeur, dans les limites des procédures et capacités de récupération applicables.

Les engagements contractuels précis en matière de disponibilité, de sauvegarde, de temps de rétablissement et de support peuvent être définis dans le Service Level Agreement applicable.

FST s’efforce d’assurer une disponibilité élevée de ShuleSystem.

Le service peut toutefois être temporairement interrompu notamment pour :

• maintenance ;
• mise à jour ;
• amélioration de sécurité ;
• incident technique ;
• intervention urgente ;
• indisponibilité d’un prestataire critique ;
• ou événement indépendant de la volonté raisonnable de FST.

Lorsque cela est raisonnablement possible, les opérations de maintenance importantes sont organisées de manière à limiter leur impact sur les utilisateurs.

Certaines fonctionnalités de Shule peuvent dépendre de prestataires ou infrastructures externes, notamment pour l’hébergement, la connectivité, les communications, les paiements, l’envoi de SMS ou de courriels, la cybersécurité ou certaines fonctions d’intelligence artificielle.

FST sélectionne et encadre ses prestataires en tenant compte notamment de leur rôle, du niveau de risque et des exigences de protection des données applicables.

La liste des principaux sous-traitants concernés par des traitements de données personnelles peut être communiquée conformément à la politique de Shule relative aux sous-traitants.

Certaines fonctionnalités de ShuleSystem sont accessibles moyennant abonnement.

Les prix, modalités de paiement, durée de l’abonnement, éventuelles taxes, conditions de renouvellement et services inclus sont définis dans l’offre commerciale, le bon de commande, le contrat ou les Conditions Générales de Vente applicables.

L’absence ou le retard de paiement peut entraîner, après application des procédures contractuelles prévues, une limitation ou suspension de certains services.

Lorsque l’offre comprend des équipements, notamment ordinateurs, équipements réseau ou kits solaires, les conditions relatives à leur livraison, installation, garantie, propriété, maintenance, remplacement et responsabilité sont définies dans le contrat ou les conditions commerciales correspondantes.

ShuleSystem, son architecture, ses interfaces, logiciels, marques, logos, contenus propriétaires, bases techniques, éléments graphiques, algorithmes et documentation sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

Sauf autorisation écrite de FST, il est notamment interdit de copier, reproduire, revendre, désassembler ou exploiter commercialement tout ou partie de la plateforme en dehors des droits accordés dans le cadre de l’utilisation normale du service.

Cette disposition n’accorde à FST aucun droit de propriété sur les données scolaires appartenant au client ou aux personnes concernées.

FST peut suspendre temporairement un compte ou un service lorsque cela est raisonnablement nécessaire notamment pour :

• protéger la sécurité de la plateforme ;
• empêcher un accès non autorisé ;
• répondre à une violation grave des présentes CGU ;
• respecter une obligation légale ;
• prévenir un dommage important ;
• ou traiter un défaut de paiement conformément au contrat applicable.

Lorsque les circonstances le permettent, FST informe le client ou l’utilisateur concerné et cherche à permettre la résolution de la situation.

Les modalités de résiliation d’un abonnement institutionnel sont définies par le contrat ou les Conditions Générales de Vente correspondantes.

La fin d’un contrat n’entraîne pas nécessairement la suppression immédiate des données.

Sauf obligation légale, litige, mesure de sécurité ou disposition contractuelle différente, FST peut maintenir une période permettant au client de récupérer ou exporter les données concernées avant leur suppression définitive.

La durée et les modalités précises de cette période sont définies dans la Politique de conservation et suppression des données et, le cas échéant, dans le DPA ou le contrat conclu avec le client.

ShuleSystem vise à permettre aux établissements de récupérer leurs données dans des formats raisonnablement exploitables lorsque cette fonctionnalité est disponible et sous réserve :

• des droits des personnes concernées ;
• des obligations légales ;
• de la sécurité ;
• et des limitations techniques raisonnables.

FST peut prévoir des procédures spécifiques pour les demandes d’export importantes ou complexes.

FST est responsable de l’exécution de ses obligations conformément au contrat applicable et à la législation en vigueur.

L’Établissement demeure responsable des décisions pédagogiques, administratives, disciplinaires et financières qu’il prend sur la base des informations disponibles dans Shule.

FST ne garantit pas que les informations saisies par les utilisateurs sont exactes lorsque leur exactitude dépend de l’Établissement ou de l’utilisateur qui les a introduites.

Les éventuelles limitations de responsabilité applicables aux relations commerciales entre FST et ses clients institutionnels sont précisées dans les Conditions Générales de Vente ou le contrat correspondant, dans les limites autorisées par la loi.

Le traitement des données personnelles effectué au moyen de ShuleSystem est soumis à la législation applicable et notamment, lorsqu’elle s’applique, aux dispositions pertinentes de l’Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique de la République Démocratique du Congo.

Les principes, finalités, catégories de données, durées de conservation, droits des personnes, transferts éventuels et mesures de protection sont détaillés dans la Politique de confidentialité de ShuleSystem.

Les relations de traitement entre FST et les établissements peuvent également être régies par un Data Processing Agreement (DPA).

Shule est un service évolutif.

FST peut modifier, améliorer, ajouter ou retirer certaines fonctionnalités notamment afin :

• d’améliorer le service ;
• d’assurer sa sécurité ;
• de répondre à l’évolution technologique ;
• de respecter la réglementation ;
• ou d’adapter ses offres.

Lorsqu’une modification affecte substantiellement un service contractuellement souscrit, FST applique les dispositions du contrat concerné.

FST peut modifier les présentes CGU notamment afin de tenir compte de l’évolution :

• de ShuleSystem ;
• de la législation ;
• des exigences de sécurité ;
• ou de ses services.

La date de dernière mise à jour est indiquée sur la version publiée.

Lorsque les modifications sont substantielles et que cela est nécessaire, les utilisateurs ou établissements concernés peuvent en être informés par un moyen approprié.

FST ne peut être tenu responsable d’un manquement directement causé par un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment une catastrophe naturelle, conflit, panne majeure d’infrastructure, interruption générale des télécommunications, décision d’une autorité compétente ou autre événement présentant les caractéristiques de la force majeure conformément au droit applicable.

L’Utilisateur accepte que certaines communications relatives au fonctionnement de ShuleSystem puissent lui être adressées électroniquement, notamment par la plateforme, l’application mobile, SMS ou courrier électronique selon les coordonnées disponibles et les services activés.

Les communications commerciales sont soumises aux règles et préférences applicables.

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation sont régies par le droit de la République Démocratique du Congo, notamment par les dispositions applicables du Code du numérique et les autres textes législatifs et réglementaires pertinents.

En cas de différend relatif à l’utilisation de ShuleSystem, les parties sont encouragées à rechercher préalablement une solution amiable.

À défaut de résolution amiable, le différend relève des juridictions compétentes conformément au droit applicable et aux stipulations du contrat éventuellement conclu entre FST et le client concerné.

Les présentes CGU doivent être lues conjointement, lorsque ces documents sont applicables, avec :

• la Politique de confidentialité ;
• les Conditions Générales de Vente et d’Abonnement ;
• le Data Processing Agreement ;
• la Politique de protection des données des élèves et mineurs ;
• la Politique d’utilisation responsable de l’intelligence artificielle ;
• la Politique Cookies ;
• la Politique de sécurité ;
• l’Acceptable Use Policy ;
• la Politique de conservation et suppression des données ;
• et le Service Level Agreement.

Pour toute question relative à ShuleSystem, aux présentes Conditions Générales d’Utilisation ou à l’exercice de droits relatifs aux données personnelles, l’Utilisateur peut contacter :