Politique de confidentialité

ShuleSystem est une plateforme numérique développée et exploitée par Find Solution Technology (« FST »).

ShuleSystem accompagne les établissements scolaires dans leur gestion :

• administrative ;
• financière ;
• pédagogique ;
• communicationnelle ;
• analytique.

La plateforme comprend notamment une interface web, des applications mobiles, des outils de communication, des tableaux de bord, des services d’analyse de données et, selon les offres souscrites, des fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Le rôle de FST peut varier en fonction du contexte dans lequel les données sont traitées.

3.1 Données traitées pour le compte d’un établissement

Lorsqu’un établissement utilise ShuleSystem afin de gérer ses élèves, enseignants, parents ou activités scolaires, l’établissement détermine généralement les finalités principales pour lesquelles ces données scolaires sont utilisées.

FST fournit alors l’infrastructure technologique permettant à l’établissement de traiter ces informations au moyen de ShuleSystem.

Les obligations respectives de FST et de l’établissement peuvent être précisées dans un Data Processing Agreement (DPA).

3.2 Données traitées directement par FST

Dans certaines situations, FST peut déterminer directement les finalités et moyens de certains traitements, notamment lorsqu’il s’agit :

• de créer et administrer les comptes Shule ;
• de sécuriser la plateforme ;
• de gérer les abonnements ;
• de fournir l’assistance technique ;
• de prévenir la fraude et les abus ;
• d’assurer la disponibilité du service ;
• de respecter ses obligations légales ;
• ou de gérer directement certains services proposés aux utilisateurs.

Cette distinction permet de déterminer les responsabilités respectives de FST et des établissements.

ShuleSystem applique notamment les principes suivants :

Licéité et transparence

Les données sont traitées conformément aux finalités légitimes et aux règles applicables.

Limitation des finalités

Les données ne doivent pas être utilisées de manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Minimisation

Nous cherchons à limiter les données collectées à celles raisonnablement nécessaires au fonctionnement des services concernés.

Exactitude

Les établissements et utilisateurs disposent, selon leurs droits, de moyens permettant de maintenir les informations à jour.

Conservation limitée

Les données ne sont pas destinées à être conservées indéfiniment sans justification.

Confidentialité

L’accès aux données est limité aux utilisateurs et personnes autorisés.

Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en œuvre afin de protéger les données.

Protection particulière des mineurs

Les données relatives aux élèves mineurs font l’objet d’une attention renforcée.

Les données traitées dépendent des services utilisés.

5.1 Données relatives aux élèves

Shule peut notamment traiter :

• nom ;
• prénom ;
• sexe, lorsque nécessaire à la gestion scolaire ;
• date de naissance ou âge ;
• numéro ou identifiant scolaire ;
• photographie, lorsqu’elle est utilisée par l’établissement ;
• classe ;
• année scolaire ;
• établissement ;
• historique scolaire ;
• présences ;
• absences ;
• retards ;
• évaluations ;
• devoirs ;
• interrogations ;
• examens ;
• notes ;
• moyennes ;
• bulletins ;
• observations pédagogiques ;
• informations relatives aux frais scolaires ;
• documents scolaires ;
• communications relatives à la scolarité ;
• informations nécessaires à la relation entre l’élève, son établissement et ses responsables légaux.

ShuleSystem cherche à éviter la collecte de données particulièrement sensibles lorsqu’elles ne sont pas nécessaires à la fourniture du service.

Nous pouvons notamment traiter :

• nom et prénom ;
• numéro de téléphone ;
• adresse électronique ;
• lien avec l’élève ;
• identifiant de compte ;
• informations nécessaires au rattachement avec un ou plusieurs enfants ;
• préférences de communication ;
• historique de certaines communications avec l’établissement ou Shule ;
• informations techniques liées à l’utilisation de l’application.

Les informations accessibles depuis le compte Parent doivent être limitées aux enfants auxquels le parent ou responsable légal est autorisé à accéder.

Shule peut notamment traiter :

• identité ;
• coordonnées professionnelles ;
• établissement ;
• fonction ;
• matières enseignées ;
• classes attribuées ;
• horaires ;
• activités pédagogiques ;
• informations de connexion ;
• permissions et rôles dans la plateforme ;
• documents professionnels nécessaires au fonctionnement du service.

Certaines données peuvent être introduites directement par l’établissement.

Lors de l’utilisation de ShuleSystem, certaines informations techniques peuvent être générées automatiquement.

Elles peuvent notamment comprendre :

• adresse IP ;
• type d’appareil ;
• système d’exploitation ;
• navigateur ;
• version de l’application ;
• date et heure de connexion ;
• journaux techniques ;
• événements de sécurité ;
• identifiants techniques ;
• informations nécessaires au diagnostic des erreurs.

Ces informations sont notamment utilisées pour assurer la sécurité, la stabilité et l’amélioration du service.

Lorsque ShuleSystem permet ou facilite certaines opérations de paiement, les informations nécessaires à la transaction peuvent être traitées.

Selon le moyen de paiement utilisé, certaines données financières peuvent être directement traitées par un prestataire de paiement ou un opérateur de télécommunications.

ShuleSystem cherche à limiter la conservation des données financières sensibles qui ne sont pas nécessaires à son fonctionnement.

Les données peuvent notamment être utilisées afin de :

• fournir les services ShuleSystem ;
• gérer les inscriptions et dossiers scolaires ;
• gérer les présences ;
• gérer les évaluations et résultats ;
• produire les bulletins ;
• gérer les frais scolaires ;
• faciliter la communication entre écoles et parents ;
• permettre aux parents de suivre la scolarité de leurs enfants ;
• permettre aux enseignants d’exercer certaines activités pédagogiques ;
• produire des tableaux de bord ;
• générer des statistiques ;
• assurer l’assistance aux utilisateurs ;
• sécuriser la plateforme ;
• détecter les comportements suspects ;
• prévenir les accès non autorisés ;
• maintenir et améliorer les services ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les données ne doivent pas être utilisées de manière incompatible avec ces finalités sans fondement approprié.

ShuleSystem est une plateforme éducative susceptible de traiter les données de nombreux utilisateurs mineurs.

Nous considérons donc la protection des enfants comme un élément central de notre politique de confidentialité.

En particulier :

• Nous ne vendons pas les données personnelles des élèves.
• Nous n’utilisons pas les données personnelles des élèves afin de leur proposer de la publicité comportementale ciblée.
• Nous ne permettons pas à un parent d’accéder aux données d’un enfant auquel il n’est pas autorisé à accéder.
• Nous cherchons à limiter la collecte aux informations nécessaires à la gestion scolaire et aux services éducatifs concernés.

Les établissements doivent également veiller à ne pas introduire dans Shule des données sensibles qui ne sont pas nécessaires à la gestion scolaire.

Certaines versions de ShuleSystem peuvent proposer des fonctionnalités reposant sur l’intelligence artificielle.

Celles-ci peuvent notamment comprendre :

• un assistant destiné aux enseignants ;
• un répétiteur virtuel destiné aux élèves ;
• des outils d’aide à la préparation pédagogique ;
• des analyses de données scolaires ;
• des recommandations ou synthèses ;
• des outils d’assistance à la direction.

L’utilisation de ces fonctionnalités ne signifie pas que les données scolaires deviennent la propriété d’un fournisseur d’intelligence artificielle.

FST cherche à limiter les données transmises aux services d’intelligence artificielle à celles nécessaires au fonctionnement de la fonctionnalité concernée.

Lorsque cela est approprié, des mécanismes de minimisation, pseudonymisation ou autres mesures de protection peuvent être utilisés.

Les données personnelles identifiables des élèves ne doivent pas être utilisées par FST dans le seul objectif d’entraîner librement des modèles généraux d’intelligence artificielle sans base juridique appropriée, garanties adéquates et information correspondante.

Lorsqu’un prestataire externe d’intelligence artificielle est utilisé, FST cherche à sélectionner des configurations et engagements contractuels compatibles avec ses exigences de protection des données.

Les règles détaillées applicables aux fonctionnalités d’intelligence artificielle sont décrites dans la Politique d’utilisation responsable de l’intelligence artificielle de ShuleSystem.

Shule peut utiliser des algorithmes afin de produire des statistiques, analyses, alertes ou recommandations.

Cependant, ShuleSystem est conçu comme un outil d’assistance.

Une décision importante susceptible d’avoir un effet significatif sur un élève, notamment en matière :

• d’évaluation définitive ;
• d’orientation ;
• de sanction disciplinaire ;
• d’exclusion ;
• ou de décision pédagogique importante,

ne devrait pas être prise exclusivement sur la base d’un résultat généré automatiquement par Shule sans intervention humaine appropriée.

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes et organisations qui disposent d’une raison légitime et d’une autorisation appropriée.

Selon les circonstances, cela peut notamment inclure :

L’établissement scolaire

Les membres autorisés de l’établissement peuvent accéder aux informations correspondant à leurs fonctions.

Les parents ou responsables légaux

Ils peuvent accéder aux données des enfants qui leur sont correctement rattachés.

Les enseignants

Ils peuvent accéder aux informations nécessaires à leurs responsabilités pédagogiques.

Find Solution Technology

Certains membres autorisés de FST peuvent accéder aux données lorsque cela est nécessaire notamment pour :

• fournir l’assistance ;
• résoudre un incident ;
• assurer la sécurité ;
• effectuer certaines opérations techniques ;
• ou respecter une obligation légale.

Ces accès doivent être limités aux besoins correspondants.

Les prestataires techniques

Certains prestataires peuvent intervenir dans le fonctionnement de ShuleSystem, notamment pour :

• l’hébergement ;
• la cybersécurité ;
• les communications ;
• les SMS ;
• les courriels ;
• les paiements ;
• l’analyse technique ;
• l’intelligence artificielle ;
• ou d’autres services nécessaires.

Ils ne doivent traiter les données que dans le cadre des services qu’ils fournissent à FST et selon les obligations contractuelles applicables.

FST ne vend pas les données personnelles des élèves, enseignants ou parents à des annonceurs ou courtiers en données.

Les données scolaires confiées à Shule ne constituent pas un produit destiné à être commercialisé à des tiers.

Lorsque des données agrégées ou statistiques sont utilisées pour améliorer le service, produire des analyses générales ou mesurer l’utilisation de Shule, FST met en œuvre des mesures destinées à éviter qu’elles soient utilisées pour identifier inutilement une personne.

ShuleSystem utilise une infrastructure cloud professionnelle pour assurer l’hébergement et le fonctionnement de ses services.

À la date de la présente version, certaines infrastructures de Shule peuvent notamment reposer sur des services cloud fournis par Amazon Web Services (AWS).

L’utilisation d’un fournisseur cloud ne signifie pas que celui-ci devient propriétaire des données scolaires.

FST demeure responsable de la configuration et de la gouvernance de son environnement technologique conformément aux responsabilités qui lui incombent.

La localisation précise des environnements utilisés et les éventuels transferts internationaux doivent être documentés dans la documentation technique, le DPA et, lorsque nécessaire, la liste des sous-traitants.

FST met en œuvre une approche de sécurité reposant sur plusieurs niveaux de protection.

Selon les systèmes et les risques concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

• chiffrement des communications ;
• chiffrement des données lorsque cela est approprié ;
• contrôle des accès ;
• gestion des rôles et permissions ;
• principe du moindre privilège ;
• authentification renforcée pour certains comptes ;
• journalisation de certaines opérations ;
• protection des applications ;
• protection réseau ;
• surveillance des événements de sécurité ;
• sauvegardes ;
• mécanismes de restauration ;
• gestion des vulnérabilités ;
• mises à jour de sécurité ;
• procédures de réponse aux incidents.

FST peut notamment utiliser des solutions spécialisées telles que des services AWS et Cloudflare dans le cadre de cette architecture.

Aucune infrastructure informatique ne pouvant garantir un risque nul, FST applique une démarche continue d’amélioration de sa sécurité.

Les employés, collaborateurs ou prestataires de FST ne disposent pas automatiquement d’un accès libre aux données scolaires.

Les accès doivent être accordés en fonction des responsabilités professionnelles et des besoins opérationnels.

FST applique le principe du moindre privilège : une personne ne devrait disposer que des autorisations nécessaires à l’accomplissement de sa mission.

Les personnes autorisées sont soumises à des obligations appropriées de confidentialité.

Les accès sensibles peuvent faire l’objet de mécanismes de journalisation et de contrôle.

FST conserve les données pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées et conformément aux obligations contractuelles et légales applicables.

La durée peut varier selon :

• la nature des données ;
• la durée de la relation avec l’établissement ;
• les obligations légales ;
• les besoins de sécurité ;
• les obligations comptables ou contractuelles ;
• les demandes de l’établissement ;
• et les droits des personnes concernées.

Les durées précises applicables aux différentes catégories de données sont définies dans la Politique de conservation et suppression des données de ShuleSystem.

Lorsqu’un établissement cesse d’utiliser ShuleSystem, FST met en œuvre une procédure permettant, selon les conditions contractuelles applicables :

• la clôture ou limitation des comptes ;
• l’export ou la récupération des données lorsque cela est applicable ;
• une période transitoire de conservation ;
• puis la suppression ou anonymisation des données concernées, sous réserve des obligations légales ou motifs légitimes de conservation.

À titre de politique générale, Shule peut prévoir une période maximale de récupération de 90 jours après la fin effective du contrat, sauf disposition contractuelle ou obligation légale différente.

À l’expiration de cette période, les données concernées sont destinées à être supprimées des systèmes actifs conformément au processus de suppression applicable.

Certaines données peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu’à leur rotation normale.

ShuleSystem maintient des mécanismes de sauvegarde destinés à réduire les risques de perte de données.

Les sauvegardes sont protégées selon des mesures adaptées à leur niveau de sensibilité.

Elles ne sont pas destinées à constituer des archives permanentes.

Lorsqu’une donnée est supprimée des systèmes actifs, elle peut subsister temporairement dans certaines sauvegardes jusqu’à leur expiration ou remplacement selon le cycle de conservation applicable.

Sous réserve des conditions prévues par la législation applicable, une personne peut notamment disposer de droits relatifs à ses données personnelles.

Ces droits peuvent notamment comprendre :

• le droit d’être informée ;
• le droit d’accès ;
• le droit de demander la rectification de données inexactes ;
• le droit de demander, lorsque les conditions sont réunies, l’effacement de certaines données ;
• le droit de s’opposer à certains traitements ;
• le droit de demander certaines limitations ;
• ainsi que les autres droits reconnus par la législation applicable.

Lorsqu’une demande concerne des données administrées par un établissement scolaire, Shule peut transmettre ou coordonner la demande avec l’établissement concerné lorsque celui-ci est responsable du traitement correspondant.

Lorsqu’un élève est mineur, l’exercice de certains droits peut être effectué par son parent ou représentant légal conformément aux règles applicables.

FST et l’établissement peuvent demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier :

• l’identité du demandeur ;
• son lien avec l’enfant ;
• et son autorisation à exercer la demande.

Cette vérification vise à empêcher qu’une personne non autorisée obtienne l’accès aux informations d’un enfant.

La suppression d’un compte utilisateur n’implique pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les informations scolaires associées à cette personne.

Certaines informations peuvent devoir être conservées par l’établissement dans le cadre du dossier scolaire, de ses obligations légales ou de ses responsabilités administratives.

Shule distingue donc :

Ces deux opérations peuvent répondre à des règles différentes.

Le site web et certaines interfaces de ShuleSystem peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires notamment :

• à l’authentification ;
• à la sécurité ;
• au maintien des sessions ;
• aux préférences utilisateur ;
• à la mesure technique du fonctionnement du service.

Lorsque des technologies non strictement nécessaires nécessitent un choix de l’utilisateur, Shule met en œuvre les mécanismes appropriés conformément aux règles applicables.

Les informations détaillées figurent dans la Politique relative aux cookies de ShuleSystem.

ShuleSystem peut envoyer certaines communications nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• alertes scolaires ;
• notifications ;
• communications de l’établissement ;
• informations de sécurité ;
• messages relatifs au compte ;
• informations contractuelles ;
• assistance.

Les communications commerciales ou promotionnelles sont gérées séparément lorsqu’elles nécessitent un choix particulier de l’utilisateur.

En cas d’incident de sécurité affectant des données personnelles, FST applique une procédure interne de réponse aux incidents.

Cette procédure peut notamment comprendre :

• détection ;
• confinement ;
• investigation ;
• évaluation des données concernées ;
• correction de la vulnérabilité ;
• restauration lorsque nécessaire ;
• documentation de l’incident ;
• notification des parties concernées ou autorités compétentes lorsque la réglementation l’exige.

FST maintient à cet effet une Data Breach & Incident Response Policy.

FST peut faire appel à des prestataires techniques pour fournir certains éléments de ShuleSystem.

Avant de confier à un prestataire un traitement impliquant des données personnelles, FST évalue notamment, selon le niveau de risque :

• la nature du service ;
• les données concernées ;
• les mesures de sécurité ;
• les obligations de confidentialité ;
• la localisation des traitements ;
• les conditions contractuelles ;
• et les éventuels sous-traitants ultérieurs.

Une liste des principaux sous-traitants impliqués dans le traitement des données personnelles peut être tenue à disposition dans le Trust Center ShuleSystem.

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte notamment :

• de l’évolution de ShuleSystem ;
• de nouvelles fonctionnalités ;
• de nouvelles technologies ;
• de changements réglementaires ;
• ou de l’évolution de nos pratiques de protection des données.

La date de dernière mise à jour est indiquée au début du document.

Lorsqu’une modification est importante, les utilisateurs ou établissements concernés peuvent être informés par un moyen approprié.

La présente Politique est interprétée conformément à la législation applicable en République Démocratique du Congo, notamment les dispositions pertinentes de l’Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique, ainsi que les autres textes applicables en matière de protection des données personnelles et de services numériques.

Lorsque ShuleSystem est proposé dans d’autres pays, des dispositions complémentaires peuvent être adoptées afin de tenir compte des législations locales applicables.

Pour toute question relative à la présente Politique, à la protection des données ou à l’exercice d’un droit, vous pouvez contacter :

Lorsqu’une demande concerne directement les données scolaires administrées par un établissement, l’utilisateur peut également contacter l’établissement concerné.

»

Les données scolaires appartiennent à l’écosystème éducatif qui nous les confie. Notre rôle est de fournir la technologie permettant de les utiliser de manière utile, sécurisée et responsable.

ShuleSystem considère la protection des données scolaires comme une responsabilité essentielle dans la transformation numérique de l’éducation.